Une section est consacrée aux emblèmes des Premier Peuples dans chaque volume.

Chaque volume du Registre correspond au mandat d'un gouverneur général.

Par ex. : Le volume IV contient les documents émis durant le mandat de la gouverneure générale Adrienne Clarkson (1999–2005).

Chaque page correspond à un projet ayant mené à une concession, un enregistrement, une confirmation ou une approbation.

Les concessions assignent officiellement de nouveaux emblèmes héraldiques.

Les enregistrements consignent dans le Registre les emblèmes ayant précédemment été concédés par l’autorité héraldique d'un autre État souverain. Les enregistrements notent également l’héritage d’un emblème.

Les confirmations consignent le fait que des emblèmes précédemment concédés peuvent être utilisés par le même récipiendaire sous un nouveau nom. Les confirmations peuvent aussi indiquer le droit de porter un emblème particulier.

Les lettres patentes supplémentaires apportent des ajouts et des corrections à des documents précédemment consignés dans le Registre public.

Les approbations assignent des emblèmes destinés à l’usage des Forces armées canadiennes.

Les documents officiels de création d’emblèmes sont destinés à des institutions constituées à l’étranger qui ont un lien clair avec le Canada.

Cette liste inclut l’ensemble des artistes-peintres qui ont illustré des lettres patentes.

Veuillez noter que quelques personnes apparaissent sous plus d’un nom. Debra MacGarvie est également inscrite sous le nom de Debra Parker et Eva Pilar-Cass, sous le nom d’Eva Pilar.

Cette liste inclut l’ensemble des calligraphes qui ont travaillé sur des lettres patentes.

Les lettres patentes peuvent inclure les éléments suivants :

Armoiries, contenues dans une forme d’écu.

Cimier, lequel peut être ou non placé sur un heaume orné de lambrequins. Dans la plupart des cas, le cimier prend place sur une torsade de tissus entrelacés (torque). Occasionnellement, le heaume et les lambrequins sont remplacés par d’autres éléments.

Supports, placés de chaque côté de l’écu et se tenant sur un socle nommé terrasse.

Devise, sentence inscrite sur un listel.

Drapeau.

Insigne, emblème distinct des armoiries.

Écu d’enfant, une version modifiée des armoiries principales destinée aux descendants ou aux héritiers du récipiendaire.

Les heaumes, les lambrequins et les médailles ne peuvent faire l’objet d'une recherche dans le Registre.

Les figures et symboles classés par thèmes.

La liste donne les noms des couleurs dans le langage du blason et en français.

La couleur de l’arrière-plan ou fond de l’emblème.